Für Vereine, Einzelunternehmen und Selbständige in Österreich
Rechnungen, Vereinsauszahlungen und Meldungen – an einem Ort.
CalcuFin schreibt Rechnungen nach § 11 UStG im eigenen Design, rechnet PRAE, Freiwilligenpauschalen und Honorarnoten mit den gesetzlichen Grenzen ab und erstellt die Meldedateien L19 und E 29 fürs Finanzamt. Im Browser, ohne Installation.
- Gratis starten, ohne Kreditkarte
- Daten in getrennter Datenbank, Server in der EU
- Deutsch und Englisch
Für wen ist CalcuFin?
Vereine
Sport, Kultur, Soziales
Auszahlungen an Trainer:innen, Helfer:innen und Funktionär:innen erfassen, Grenzen automatisch prüfen lassen, Formulare verschicken und die Jahresmeldungen erstellen.
Zum VereinsbereichUnternehmen und Selbständige
Gewerbe, Freiberufe, Kleinunternehmer:innen
Rechnungen in drei Schritten, im eigenen Erscheinungsbild, mit offenen Posten, Mahnungen und Bankabgleich.
Zu den RechnungenDer Vereinsbereich: PRAE, Freiwilligenpauschale und Honorarnote
Eine Empfängerliste für alle drei Auszahlungsarten. Jede Eingabe wird gegen das Regelwerk geprüft, bevor sie gespeichert wird – Fehler fallen beim Erfassen auf, nicht erst bei der Meldung.
- 120 € / Tag
- 720 € / Monat
- Mindestalter 15
PRAE – pauschale Reiseaufwandsentschädigung
- Einsatztage je Monat erfassen, mehrere Belege je Person und Monat
- Prüft höchstens 120 € je Einsatztag und 720 € je Monat
- Mindestalter 15 Jahre am Einsatztag, kein Tag doppelt
- Ausgefülltes Originalformular als PDF und Excel, Versand per E-Mail mit Nachweis
Freiwilligenpauschale, klein und groß
- Einsatztage mit Betrag je Tag und passender Tätigkeit
- Prüft 30 € je Tag und 1.000 € im Jahr (klein) bzw. 50 € je Tag und 3.000 € im Jahr (groß)
- Monate mit PRAE kürzen die Jahresgrenze anteilig; PRAE und Pauschale im selben Monat sind gesperrt
- Steuerpflichtiger Anteil wird ausgewiesen, Formular als PDF und Excel
Honorarnote
- Eigener Nummernkreis, Stunden × Stundensatz oder fester Betrag, ohne Umsatzsteuer
- Eine Note je Person und Tag, höchstens 24 Stunden je Tag
- Hinweis bei Empfänger:innen ohne Wohnsitz in Österreich (§ 99 EStG), Bestätigung bei Kindern unter 15
- Formular als PDF und Excel, Versand per E-Mail
Import aus Excel, CSV und ausgefüllten PRAE-Originalformularen – mit Vorschau und denselben Prüfungen wie bei der Eingabe.
Meldepflichten im Griff
Aus den erfassten Auszahlungen entstehen die Meldungen fürs Finanzamt – nach dem amtlichen Schema, mit Erstmeldung, Korrektur und Storno.
| Meldung | Wofür | Was CalcuFin macht |
|---|---|---|
| L19 | PRAE | XML-Datei nach dem amtlichen ELDA-Schema, vor dem Download geprüft; Korrektur und Storno mit derselben Referenz |
| E 29 | Freiwilligenpauschale | XML-Datei für ELDA, mit Kürzung durch PRAE-Monate |
| § 109a | Honorarnoten | erkennt die Meldepflicht (über 900 € im Jahr oder über 450 € für eine Leistung), füllt das Formular E 109a aus und schickt es an die Empfänger:innen |
Fristen im Blick
Im Februar erinnert CalcuFin an offene Meldungen des Vorjahres; ab 1. März ist das Vorjahr gesperrt.
Jahresübersicht je Person
PRAE, Pauschalen und Honorare im Monatsraster, mit Warnhinweisen und Meldestand – als Excel für Kassier:in und Steuerberatung.
Schritt für Schritt zu ELDA
Nach dem Download zeigt CalcuFin, wie die Datei bei ELDA hochgeladen wird. Hochladen muss sie der Verein selbst.
CalcuFin prüft die gesetzlichen Grenzen und erstellt Formulare und Meldedateien. Für steuerliche Einzelfragen bleibt die Steuerberatung zuständig.
Rechnungen, die nach Ihnen aussehen
Korrekt nach § 11 UStG, im eigenen Erscheinungsbild – vom ersten Entwurf bis zur Mahnung.
In drei Schritten zur Rechnung
Kund:in wählen oder neu anlegen, Positionen aus Produkten übernehmen, PDF-Vorschau. Entwürfe bleiben bearbeitbar, bis sie festgeschrieben werden; Storno sauber über eine Stornorechnung.
Steuer richtig auf dem Beleg
Kleinunternehmerregelung, gemeinnütziger Verein und andere Befreiungen setzen automatisch 0 % und den passenden Rechtshinweis. SEPA-QR-Code zum Bezahlen per Banking-App.
Ihr Design
Vorlagen mit Live-Vorschau, Farbvorschlag aus dem eigenen Logo, eigene Schriften, eigenes Briefpapier als PDF.
Mit dem Layout-Designer platzieren Sie Logo, Adressblock, Tabelle und Texte mit der Maus. Premium
Offene Posten und Mahnungen
Dashboard mit offenen und überfälligen Beträgen, Mahnungen in Stufen, Versand mit Ihrem Namen als Absender.
Rechnungsimport aus Excel und eigene E-Mail-Texte ab Pro
Kontoauszug rein, Zahlungen zugeordnet
Spielen Sie Ihre Kontoauszüge ein – CalcuFin erkennt bezahlte Rechnungen selbst.
- camt.053 (ZIP oder XML) und Umsatzlisten aus dem Online-Banking: George-CSV, Excel, JSON, OFX
- Automatischer Abgleich: Rechnungsnummer im Verwendungszweck und passender Betrag → bezahlt, mit Valutadatum
- Vorschläge bei Teilzahlung, Überzahlung, Skonto oder Sammelzahlung – Sie bestätigen mit einem Klick, alles lässt sich zurücknehmen
- Saldenkontrolle, fehlende Auszüge werden gemeldet, doppelte Buchungen übersprungen
- Teilzahlungen bleiben offen – überfällig und gemahnt wird nur der Rest
Team, Daten und Sicherheit
Gemeinsam arbeiten
Kolleg:innen, Kassier:in oder Steuerberatung einladen, mit den Rollen Administrator:in, Benutzer:in oder Lesen.
Benutzer:innen je Stufe:
- Gratis 1
- Verein 2
- Pro 3
- Premium unbegrenzt
Ihre Daten gehören Ihnen
Jede Firma in einer eigenen, getrennten Datenbank; Export aller Belege und Berichte als ZIP, je Jahr oder komplett.
Sicher betrieben
Server in Deutschland (EU), tägliche Datensicherung, zusätzlich regelmäßig außer Haus, Mails signiert über die eigene Domain calcufin.app, keine Passwörter per E-Mail.
Hilfe auf jeder Seite
Fragezeichen mit Erklärung und Schritt-für-Schritt-Anleitung, Deutsch und Englisch.
Abostufen
Gratis starten, bei Bedarf wechseln – monatlich oder jährlich, kündbar zum Periodenende.
Gratis
- 2 Rechnungen pro Monat
- Kunden, Produkte, Vorlagen, PDF, E-Mail, QR-Code, Berichte
- Mit Wasserzeichen „erstellt mit calcufin.app“
- 1 Benutzer:in
Verein
- PRAE, Freiwilligenpauschale, Honorarnote
- Meldungen L19, E 29, § 109a und Jahresübersicht
- 2 Rechnungen pro Monat
- Nur für Vereine
- 2 Benutzer:innen
Pro
- Unbegrenzt Rechnungen
- Ohne Wasserzeichen, mit Briefpapier und Hintergrund
- Mahnungen und Mahnautomatik
- Rechnungsimport und eigene E-Mail-Texte
- Für Vereine inklusive Vereinsmenü
- 3 Benutzer:innen
Premium
- Alles aus Pro
- Layout-Designer
- Bankeinspielung mit Zahlungsabgleich
- Unbegrenzt viele Benutzer:innen
Häufige Fragen
Brauche ich eine Kreditkarte, um zu starten?
Nein. Die Gratisversion ist dauerhaft kostenlos (2 Rechnungen im Monat). Für eine bezahlte Stufe zahlen Sie per Karte, Apple Pay, Google Pay oder SEPA-Lastschrift über Stripe.
Welche Stufe passt zu unserem Verein?
Für PRAE, Freiwilligenpauschale, Honorarnote und die Meldungen reicht die Stufe Verein (5 € im Monat oder 50 € im Jahr; Rechnungen wie in der Gratisversion bis 2 im Monat). Schreiben Sie auch regelmäßig Rechnungen, nehmen Sie Pro; Bankeinspielung und Layout-Designer gibt es in Premium.
Meldet CalcuFin selbst ans Finanzamt?
Nein. CalcuFin erstellt die Dateien L19 und E 29 nach dem amtlichen ELDA-Schema und zeigt, wie Sie sie hochladen. Den Upload macht der Verein bei ELDA.
Ersetzt CalcuFin die Steuerberatung?
Nein. CalcuFin prüft die gesetzlichen Grenzen und erstellt Formulare und Meldedateien; steuerliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Excel-Exporte erleichtern die Zusammenarbeit.
Kann ich jederzeit wechseln oder kündigen?
Ja, über „Abo verwalten“. Ein Wechsel nach oben gilt sofort (anteilig), nach unten und Kündigung zum Ende der bezahlten Periode. Ihre Daten bleiben auch in der Gratisversion lesbar und exportierbar.
Wo liegen meine Daten?
Auf einem Server in Deutschland, jede Firma in einer eigenen Datenbank, täglich gesichert. Mit dem ZIP-Export holen Sie jederzeit alles heraus.
Können mehrere Personen mit einem Zugang arbeiten?
Ja. Laden Sie Kolleg:innen unter Einstellungen → Benutzer ein und vergeben Sie die Rolle Administrator:in, Benutzer:in oder Lesen.
Gibt es CalcuFin auch auf Englisch?
Ja, Oberfläche, Rechnungen, Mahnungen und E-Mails auf Deutsch und Englisch.
Bereit für weniger Zettelwirtschaft?
Starten Sie kostenlos – das Upgrade machen Sie, wenn Sie es brauchen.
Kostenlos startenFragen? support@calcufin.app
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